W bezpośrednim tłumaczeniu „Compliance” oznacza zgodność z literą prawa. Działania zgodnego z prawem oczekuje się od każdego pracownika, a zasady etyki i odpowiedzialność za postępowanie względem współpracowników, klientów czy partnerów biznesowych obowiązują wszystkich w tym samym stopniu.

System zarządzania zgodnością (Compliance) w GK PGE

  • 3-3
  • 2-23
  • 2-24

W Grupie PGE buduje się świadomość pracowników w zakresie obowiązującego prawa, regulacji i standardów wewnętrznych. Każdy zobowiązany jest do znajomości bieżących przepisów i umów regulujących codzienne obowiązki na stanowisku pracy. W celu zapewnienia zgodności z prawem, na bieżąco monitorowane są regulacje wewnętrzne obowiązujące zarówno PGE SA, jak i w całej Grupie.

W momencie zmiany prawa, która ma wpływ na treść regulacji wewnętrznej – właściciel zobowiązany jest do jej nowelizacji. W celu budowania świadomości o obowiązującym prawie prowadzone są działania komunikacyjne, a także szkolenia.

W Grupie PGE na bieżąco prowadzona jest komunikacja dotycząca zagadnień związanych z przestrzeganiem prawa i standardów etycznych. Treść Kodeksu etyki Grupy Kapitałowej PGE, jak i pozostałych polityk obszaru Compliance, dostępna jest dla pracowników, partnerów biznesowych i innych zainteresowanych interesariuszy – w języku polskim i angielskim – na internetowej stronie korporacyjnej www.gkpge.pl oraz stronach poszczególnych spółek Grupy PGE.

W każdej ze spółek dostępne są plakaty informujące o wartościach i zasadach wraz z informacją o kanałach do zgłaszania niezgodności.

  • Kodeksu etyki Grupy Kapitałowej PGE,
  • Polityki Antykorupcyjnej Grupy Kapitałowej PGE,
  • Kodeksu Postępowania dla Partnerów Biznesowych Spółek Grupy Kapitałowej PGE,
  • Polityki Różnorodności w Grupy Kapitałowej PGE

dostępna jest na stronach:

https://www.gkpge.pl/grupa-pge/o-grupie/compliance

  • Regulamin Zarządzania Zgodnością (Compliance) w Grupie Kapitałowej PGE, określający zasady zarządzania zgodnością w Grupie PGE i odpowiedzialności.
  • Procedura Ogólna – Zarządzania zgodnością (Compliance) w Grupie Kapitałowej PGE (obowiązuje od 07.01.2023 roku)
  • Procedura ogólna – Zgłaszanie i postępowanie ze zgłoszeniami incydentów niezgodności w Grupie PGE oraz ochrona Sygnalistów. Procedura szczegółowo określa zasady postępowania ze zgłoszeniami informacji o podejrzeniu lub wystąpieniu Incydentów niezgodności, które mają miejsce w spółkach Grupy Kapitałowej PGE.

Podstawą funkcjonowania i doskonalenia systemu zarządzania GK PGE są przepisy prawa, przyjęte wartości i etyczne standardy działania. GK PGE działa zgodnie z prawem, regulacjami wewnętrznymi i wysokimi standardami etycznymi i tych samych reguł prowadzenia biznesu wymaga od kontrahentów.

W Grupie Kapitałowej PGE obowiązuje system zarządzania zgodnością oparty o zalecenia normy ISO 37301 Compliance Management Systems (CMS), która formułuje wymagania w zakresie kształtowania, implementacji i zapewnienia skuteczności systemów zarządzania Compliance.

System jest też zgodny ze standardami wyznaczonymi przez Giełdę Papierów Wartościowych: „Standardy rekomendowane dla systemu zarządzania zgodnością w zakresie przeciwdziałania korupcji oraz systemu ochrony sygnalistów w spółkach notowanych na rynkach organizowanych przez Giełdę Papierów Wartościowych w Warszawie”.

W GK PGE funkcjonuje struktura organizacyjna dedykowana do realizacji zadań Compliance. W PGE S.A. jest to Departament Compliance, którego dyrektor pełni rolę Compliance Oficera, z bezpośrednią ścieżką raportowania do Zarządu oraz do Komitetu Audytu Rady Nadzorczej PGE.

W spółkach i oddziałach GK PGE wyznaczeni są Koordynatorzy Compliance, którzy w zakresie wypełniania zadań podlegają dyrektorowi Departamentu Compliance w PGE S.A. Osoby te mają także zapewnioną odpowiednią bezpośrednią ścieżkę raportowania do Zarządu danej spółki.

W GK PGE pracuje 49 koordynatorów Compliance. System zarządzania zgodnością w 2022 r. obejmował Centrum Korporacyjne i 21 spółek bezpośrednio zależnych od PGE S.A., prowadzących aktywną działalność operacyjną (we wrześniu 2022 r. 6 z tych spółek zostało zbytych na rzecz PGE GIEK S.A. a jedna została nabyta od tej spółki). Wdrożone rozwiązania odnoszą się do wszystkich pracowników Grupy Kapitałowej PGE i pozostałych osób świadczących pracę na rzecz Grupy bez względu na zajmowane stanowisko.

Komunikacja zagadnień związanych z przestrzeganiem prawa i standardów etycznych

Działania komunikacyjne są jednym z narzędzi edukowania pracowników. Rozwijanie świadomości o tym, jakie znaczenie ma uczciwe działanie dla budowania wartości organizacji i dla realizacji jej celów biznesowych, sprzyja późniejszym wyborom pracowników. Dzięki swojej wiedzy uwzględniają oni w codziennych działaniach i decyzjach, elementy związane nie tylko z przestrzeganiem prawa, ale także z normami etycznymi.

Niezwykle istotna tutaj jest rola menedżerów, jako węzła spajającego wartości i zasady określone w Kodeksie etyki i w wynikających z niego innych dokumentach, w tym w Polityce Antykorupcyjnej GK PGE, z promowaniem ich wśród swoich pracowników – poprzez podejmowanie modelowych decyzji oraz przede wszystkim – przez przykład własnych zachowań.

W 2022 roku działania komunikacyjne przeprowadzone w Grupie Kapitałowej PGE skupiały się na tematyce przeciwdziałania korupcji i unikania konfliktu interesów i to właśnie tych tematów dotyczyło najwięcej aktywności, jak na przykład dwie sesje Lunch & Learn, czyli szkolenia on-line skierowanego do wszystkich pracowników Grupy PGE, artykuły w magazynie „Pod Parasolem” czy publikacje w intranecie.

Znaczną część uwagi poświęcono także budowaniu kultury organizacyjnej sprzyjającej zachowaniu zgodności, będącej podstawą compliance – kultury opartej na uczciwości (integrity) oraz nastawionej na otwartą komunikację i reagowanie (kultura speak-up).

Z uwagi na wybuch wojny w Ukrainie działania komunikacyjne naturalnie zostały uzupełnione o te, dotykające także sankcji na Rosję, których przestrzeganie przez spółki Grupy Kapitałowej PGE stanowiło istotny obszar zapewnienia zgodności.

Obowiązek przestrzegania przepisów prawa i aktów wewnętrznych jest nałożony na każdego pracownika, jednak w celu budowania świadomości i mitygowania ryzyka wystąpienia ewentualnych niezgodności, w Grupie PGE funkcjonuje kilka narzędzi ułatwiających pracownikom dochowanie należytej staranności i przestrzeganie prawa w codziennej pracy.

Jednym z nich jest Informator Prawny, przygotowywany w cyklach miesięcznych w PGE SA, który poświęcony jest zmieniającym się aktom prawa powszechnego, istotnym z punktu widzenia działalności spółek Grupy.

Informator jest przekazywany do wybranych spółek Grupy Kapitałowej PGE w celu zapewnienia dostępu do informacji o zmianach prawa oraz zapewnienia zgodności. Na bieżąco prowadzony jest cykl spotkań dotyczących najważniejszych zmian w obszarze regulacji krajowych i międzynarodowych, na których również przekazywane są informacje o poszczególnych etapach toczącego się procesu legislacyjnego.

Bieżące działania w obszarze Compliance w Grupie PGE

Celem obszaru compliance jest wsparcie zarządów spółek Grupy Kapitałowej PGE we wdrożeniu jednolitych zasad działania w Grupie Kapitałowej PGE, w wyniku których kultura organizacyjna wspiera przestrzeganie prawa i zasad etycznych oraz działań zgodnych z zasadami zrównoważonego biznesu.

  • wsparcie realizacji strategii Grupy PGE z uwzględnieniem obowiązujących przepisów i regulacji wewnętrznych,
  • prowadzenie edukacji i komunikacji zagadnień związanych z przestrzeganiem prawa i regulacji wewnętrznych w zakresie ładu korporacyjnego oraz postawy uczciwości,
  • wsparcie wdrażania przejrzystych procesów, zapewniających możliwość identyfikowania, wyjaśniania i niezwłocznego usuwania niezgodności i naruszeń zasad,
  • minimalizację ryzyk niezgodności, które mogą skutkować poniesieniem kar, sankcjami, czy utratą reputacji i wiarygodności w wyniku niedostosowania do przepisów i norm, usankcjonowanych prawnie lub będących najlepszymi praktykami w obszarze.

Kultura pracy w PGE opiera się na trzech wartościach: partnerstwie, rozwoju i odpowiedzialności. Przestrzegamy ich wszyscy każdego dnia. Dbamy o to by te wartości stanowiły filary naszej działalności biznesowej. Zgodnie z nową strategią Grupy PGE chcemy być liderem zmian w sektorze, a Kodeks etyki i nasze wartości powinny być dla nas drogowskazem w wyznaczaniu standardów w branży energetycznej.

Wojciech Dąbrowski Prezes PGE S.A.

W 2022 roku Departament Compliance PGE SA w zakresie realizacji procesu zarządzania zgodnością (compliance) kontynuował dotychczasową praktykę działania w postaci prowadzenia cyklicznych szkoleń z Kodeksu etyki GK PGE i regulacji antykorupcyjnych oraz komunikacji compliance, a także realizacji podstawowych zadań procesu tj. identyfikacji przepisów prawa i regulacji, identyfikacji i oceny ryzyk w obszarze compliance, oceny zgodności oraz cyklicznego raportowania.

Szkolenia, realizowane przez obszar Compliance są stałym i istotnym elementem procesu zapewniania zgodności.

Zapewniają one m.in. należyte poinformowanie pracowników oraz innych osób o obowiązujących regulacjach oraz praktycznych przykładach ich zastosowania. Szkolenia skupiają się na wspieraniu kultury etycznej w organizacji poprzez wskazywanie oraz promowanie właściwych postaw i zachowań w odniesieniu do otoczenia, w którym spółka funkcjonuje i specyfiki organizacji. Szkolenia realizowane są przez wyznaczonych pracowników, na bazie spójnych dla Grupy PGE materiałów, z uwzględnieniem praktycznych przykładów.

Efektywność tych działań jest na bieżąco poddawana ocenie oraz w miarę potrzeb i możliwości doskonalona. W ramach realizacji procesu zarządzania zgodnością można mówić o powtarzalności działań, wypracowaniu formularzy oraz sposobów przepływu, gromadzenia i analizy danych, a także o praktyce działania dostosowanej do potrzeb organizacji. Od roku 2022 rozpoczęto bieżący monitoring realizacji działań następczych po przeprowadzeniu postępowań wyjaśniających i monitoringów compliance.

W celu dokonania oceny skuteczności obszaru Compliance dokonano Ocen Zgodności w poszczególnych spółkach Grupy Kapitałowej PGE. W ramach Oceny Zgodności w części podstawowej badano osiem obszarów compliance: realizowanie procesu zarządzania zgodnością (Compliance), zasady uczciwego biznesu i etyki, działania oparte na szacunku, ochrona danych osobowych, przeciwdziałanie korupcji, przeciwdziałanie konfliktowi interesów, relacje pracodawca – pracownik, relacje z Partnerami biznesowymi, przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (AML/CFT).

W części dedykowanej obrotowi energią ponownie badano kwestie stosowania zasad uczciwej konkurencji i ochrony interesów konsumenta, zgodności z REMIT (Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady nr 1227/2011 z 25 października 2011 roku w sprawie integralności i przejrzystości hurtowego rynku energii).

wdrożenia szkoleń w zakresie przyjętych w Grupie Kapitałowej PGE regulacji wewnętrznych w obszarze przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (AML/CFT) oraz wypracowanie praktyki postępowania w celu wypełnienia zobowiązań spółek Grupy Kapitałowej PGE, wynikających z nałożenia sankcji krajowych i Unii Europejskiej w związku z agresją Rosji na Ukrainę.

Doskonalono też system zgłaszania incydentów niezgodności – uruchomiono formularz zgłoszeniowy na stronie zewnętrznej www.gkpge.pl oraz w zakładce w intranecie Grupy PGE.

Ważnym wydarzeniem w 2022 roku był udział Dyrektora Departamentu Compliance PGE SA w panelu dyskusyjnym, podczas wizyty ewaluacyjnej ekspertów Grupy Roboczej OECD ds. Przekupstwa w Międzynarodowych Transakcjach Handlowych (Working Group on Bribery), traktatowego organu Konwencji o zwalczaniu przekupstwa funkcjonariuszy publicznych w międzynarodowych transakcjach handlowych, która jest kluczowym elementem cyklicznego przeglądu państw – stron Konwencji.

Prawa człowieka

  • GC-1
  • GC-2

Kodeks etyki odnosi się także do kwestii wymogu przestrzegania praw człowieka w Grupie Kapitałowej PGE. Odwołuje się w tym zakresie do Powszechnej Deklaracji Praw Człowieka i standardów Międzynarodowej Organizacji Pracy oraz 10 zasad United Nations Global Compact.

Grupa PGE komunikuje swoje podejście do kwestii dotyczących praw człowieka dostawcom oraz innym partnerom biznesowym już przed nawiązaniem relacji poprzez zapisy Kodeksu Postępowania dla Partnerów Biznesowych Spółek Grupy Kapitałowej.

Dodatkowo, zgodnie z Polityką Antykorupcyjną Grupy Kapitałowej PGE, stosuje się klauzule umowne zobowiązujące Partnerów Biznesowych do przestrzegania takich samych standardów zgodności, jak PGE, przywołując m.in. wprost przestrzeganie praw człowieka.

Za kwestie związane z przestrzeganiem praw człowieka w Grupie PGE jest odpowiedzialna najwyższa kadra kierownicza, natomiast za koordynację w zakresie organizacyjnym obszar Compliance.

Szkolenia pracowników w zakresie Kodeksu etyki oraz polityk i procedur poszanowania praw człowieka jest obowiązkowe i cyklicznie powtarzane dla wszystkich osób w spółkach, w których wdrożony jest system zarządzania zgodnością – Compliance. Pierwsze szkolenie dla nowych osób w spółkach, głównie w formule on-line, odbywa się w ciągu 3 miesięcy od podjęcia pracy lub współpracy ze spółką z Grupy PGE.

Omówione są na nim szczegółowo wartości i zasady obowiązujące w Grupie Kapitałowej PGE, prawa człowieka, system zgłaszania nieprawidłowości, jak i pełen zakres ochrony, praw i zasad składania zgłoszeń dla Sygnalistów.

Po jego odbyciu uczestnicy składają oświadczenia potwierdzające zapoznanie się z przekazanymi treściami oraz zobowiązanie do ich przestrzegania. Ważność szkolenia wynosi 3 lata. Po tym okresie jest ono powtarzane jako szkolenie przypominające.

Mechanizmy zasięgania porad i zgłaszania obaw

  • 2-25
  • 2-26

Wdrożona w Grupie PGE struktura systemu zarządzania zgodnością (Compliance) uwzględnia funkcjonowanie koordynatorów Compliance w PGE SA i w spółkach Grupy PGE. Jedną z ich ról jest konsultowanie wątpliwości etycznych, związanych z przestrzeganiem regulacji wewnętrznych takich jak: Kodeks etyki, Kodeks Postępowania dla Partnerów Biznesowych czy regulacje antykorupcyjne.

Kodeks etyki nakłada na każdą osobę działającą na rzecz i w imieniu Grupy PGE, która jest w posiadaniu informacji na temat nieprawidłowości, skutkującej naruszeniem przepisów prawa, regulacji wewnętrznych lub Kodeksu etyki Grupy Kapitałowej PGE, obowiązek zgłoszenia tego faktu. Zgłaszanie nieprawidłowości może odbywać się w sposób anonimowy.

Osoby dokonujące zgłoszenia niezgodności uzyskują status Sygnalisty i podlegają ochronie. Sygnalisty, z powodu dokonania zgłoszenia, nie mogą spotkać działania odwetowe ze strony pracowników, innych osób ani pracodawcy.

Sygnalistą może być każdy, w szczególności pracownik, konsultant, wykonawca, podwykonawca, dostawca. Jest to osoba zgłaszająca nieprawidłowości, informacje o podejrzeniu lub wystąpieniu incydentu niezgodności, których skutki mogą być szkodliwe dla spółek Grupy Kapitałowej PGE.

Zgłoszenia mogą dotyczyć w szczególności działań o charakterze przestępczym, korupcyjnym, łamania praw człowieka, czy konfliktu interesów.

  • do bezpośredniego przełożonego,
  • do komórki właściwej ds. Compliance,
  • za pośrednictwem adresu e-mail: uczciwybiznespge@gkpge.pl,
  • infolinii pod numerem + (48) 22 340 12 02,
  • za pośrednictwem poczty do dyrektora Departamentu Compliance na adres: ul. Mysia 2, 00-496 Warszawa, z dopiskiem na kopercie „do rąk własnych”, w tym anonimowo,
  • poprzez formularz zgłoszenia dla pracowników, znajdujący się na wewnętrznej stronie intranetowej w zakładce „Compliance” oraz formularz na stronie www.gkpge.pl,
  • w szczególnych przypadkach – do Rady Nadzorczej PGE SA wysyłając e-mail na adres: rada_nadzorcza.PGESA@gkpge.pl

Szeroki zakres możliwych form zgłoszenia naruszeń oraz umożliwienie dokonywania zgłoszeń, w tym także anonimowo, ułatwia komunikację również osobom zaliczającym się do grupy szczególnie wrażliwej (np. osoby z niepełnosprawnością), dla których trudniejsze może być skorzystanie z możliwości dokonania zgłoszenia osobiście. Osoby zaliczające się do grup szczególnie wrażliwych mogą dokonywać zgłoszeń bez obawy o stygmatyzowanie z powodu nagłośnienia nieprawidłowości.

Do rozpatrywania zgłoszeń powołany został Dyrektor Departamentu Compliance. System umożliwia zgłaszanie zarówno ryzyka naruszenia (system ostrzegania), jak i realnych, dokonanych naruszeń. Wskazane kanały do zgłaszania problemów lub naruszenia prawa lub wartości i zasad dedykowane są także do zadawania pytań z obszaru Compliance.

Dodatkowo, na zewnętrznej stronie internetowej w 2022 roku wskazany został odrębny adres e-mail do zadawania pytań lub zgłoszenia wątpliwości: OpiniaCompliance.pgesa@gkpge.pl

Regulacje antykorupcyjne Grupy Kapitałowej PGE

  • GC-10

Od 2017 roku w Grupie PGE obowiązują regulacje antykorupcyjne, które w 2021 roku zostały zaktualizowane. Regulacje te stanowią operacjonalizację Kodeksu etyki Grupy Kapitałowej PGE, który jest dokumentem nadrzędnym.

Polityka Antykorupcyjna Grupy Kapitałowej PGE

Polityka Antykorupcyjna Grupy Kapitałowej PGE jest deklaracją skierowaną do wszystkich wewnętrznych i zewnętrznych interesariuszy. Stanowi silne i jednoznaczne zobowiązanie do braku tolerancji dla korupcji w Grupie PGE. Określa kluczowe zasady i odpowiedzialności w zakresie przeciwdziałania korupcji, w tym:

  • odpowiedzialność za profilaktykę antykorupcyjną w Grupie Kapitałowej PGE,
  • zasady antykorupcyjne, w tym w szczególności dot. braku tolerancji dla korupcji i wszelkich nieuczciwych zachowań, unikania konfliktu interesów, relacji z partnerami zewnętrznymi, upominków biznesowych,
  • zgłaszanie nieprawidłowości i/lub podejrzeń nieprawidłowości,
  • konsekwencje nieprzestrzegania polityki.

Polityka w zakresie przeciwdziałania korupcji odwołuje się do „Standardów rekomendowanych dla systemu zarządzania zgodnością w zakresie przeciwdziałania korupcji oraz systemu ochrony sygnalistów w spółkach notowanych na rynkach organizowanych przez Giełdę Papierów Wartościowych w Warszawie”. Jest dostępna na stronach zewnętrznych, co stanowi realizację jednej z wytycznych Giełdy Papierów Wartościowych.

Celem polityki antykorupcyjnej jest spełnienie tych standardów, a także jednoznaczna deklaracja oraz komunikacja wewnątrz i na zewnątrz organizacji podejścia Grupy Kapitałowej PGE do kwestii korupcji.

  • zachowania zgodności z przepisami antykorupcyjnymi,
  • kierowania się standardami Giełdy Papierów Wartościowych w Warszawie w zakresie przeciwdziałania korupcji,
  • spełnienia oraz promowania najwyższych standardów etycznych i transparentności prowadzenia działalności gospodarczej,
  • ciągłego doskonalenia działań w zakresie przeciwdziałania korupcji.
Rezultaty stosowania polityki antykorupcyjnej

Polityka stanowi uszczegółowienie zapisów Kodeksu etyki Grupy Kapitałowej PGE, a w szczególności zasady: „Nie tolerujemy korupcji oraz nieuczciwych zachowań”. Szczegółowe działania, odpowiedzialności oraz wdrożone w zakresie przeciwdziałania korupcji rozwiązania zawarte zostały w Procedurze ogólnej – przeciwdziałanie korupcji w Grupie Kapitałowej PGE, która jest dokumentem wewnętrznym, wdrożonym w spółkach Grupy PGE.

W ramach przeprowadzonej w 2022 roku w spółkach Grupy Kapitałowej ankiety dotyczącej znajomości wartości i zasad z Kodeksu etyki GK PGE, pracownicy PGE wskazali, że zasada „Nie tolerujemy korupcji oraz nieuczciwych zachowań” to druga pod względem istotności zarówno dla pracowników, jak i dla organizacji, zasada Kodeksu etyki Grupy Kapitałowej PGE.

Jakościowymi rezultatami stosowania polityki antykorupcyjnej jest budowanie autentycznego, wewnętrznego i zewnętrznego wizerunku spółek Grupy Kapitałowej PGE jako uczciwych podmiotów gospodarczych, a także zwiększanie świadomości w zakresie ryzyk korupcyjnych oraz profilaktyki antykorupcyjnej.

Procedura ogólna – przeciwdziałanie korupcji w Grupie Kapitałowej PGE

Procedura przeciwdziałania określa odpowiedzialności oraz działania realizowane w ramach przeciwdziałania korupcji w Grupie Kapitałowej PGE, w tym w szczególności zasady dotyczące upominków biznesowych, transparentnej współpracy z partnerami biznesowym oraz unikania konfliktu interesów.

Dokument wskazuje także tryb zgłaszania podejrzeń naruszeń zasad czy przepisów powszechnie obowiązującego prawa związanych z korupcją i łapownictwem.

  • wytycznych „Standardów rekomendowanych dla systemu zarządzania zgodnością w zakresie przeciwdziałania korupcji oraz ochrony sygnalistów w spółkach notowanych na rynkach organizowanych przez Giełdę Papierów Wartościowych w Warszawie” z 2018 roku,
  • „Dobrych Praktyk Spółek Notowanych na GPW” z 2021 roku, według których spółka i jej grupa powinny posiadać przejrzyste procedury zarządzania konfliktami interesów i zawierania transakcji z podmiotami powiązanymi w warunkach możliwości wystąpienia konfliktu interesów,
  • Kodeksu Spółek Handlowych – zgodnie z jego przepisami wdrożona jest treść oświadczenia o braku konfliktu interesów dotyczących członków zarządu spółek akcyjnych,
  • dziesiątej zasady Global Compact.

Wszystkie osoby zatrudnione w spółkach Grupy Kapitałowej PGE, bez względu na podstawę zatrudnienia i zajmowane stanowisko, działające na rzecz i w imieniu Grupy, zobowiązane są do przestrzegania zasad antykorupcyjnych, wymienionych w Polityce antykorupcyjnej i procedurze.

  • wdrożenie procesu dot. unikania konfliktu interesów:
    • w stosunku do pracowników, jak również w odniesieniu do innych osób, które działają na rzecz i w imieniu spółek Grupy PGE na innej podstawie niż umowa o pracę,
    • dodatkowo, w stosunku do partnerów biznesowych, w zakresie określonych rodzajów usług, ocenionych jako szczególnie narażone na ryzyko konfliktu interesów (tj. umowy na usługi doradcze oraz prawne),
  • wdrożenie zasad transparentnej współpracy z partnerami biznesowymi, w szczególności dot. klauzul umownych oraz dobrych praktyk w ramach relacji z partnerami biznesowymi,
  • wdrożenie zasad wymiany i ewidencji upominków biznesowych,
  • stosowanie dodatkowych działań w stosunku do obszarów szczególnie zagrożonych korupcją,
    np. dedykowane szkolenia zaawansowane,
  • wdrożenie procesu zgłaszania wątpliwości oraz podejrzeń przypadków korupcji i konfliktu interesów,
  • wdrożenie obowiązkowych cyklicznych szkoleń antykorupcyjnych – poziom podstawowy.

Jakościowymi rezultatami stosowania procedury jest wzrost świadomości zagrożeń korupcyjnych oraz kształtowanie i wspieranie zachowania najwyższych standardów antykorupcyjnych w toku prowadzenia działalności gospodarczej.

Identyfikacja możliwości wystąpienia korupcji

  • 205-1

Monitorowanie działalności biznesowej w celu identyfikowania i wyjaśniania zdarzeń nietypowych dla prowadzonej działalności, a także analiza występowania czynników sprzyjających nadużyciom i wprowadzenie formalnych rozwiązań systemowych (regulaminy, procedury, polityki) prowadzi do coraz lepszego funkcjonowania organizacji w zakresie ładu korporacyjnego.

Liczba operacji (zdarzeń) do analizy w danym roku wynika z planu monitorowania stałego, który zatwierdzany jest przez Prezesa Zarządu PGE SA oraz z realizacji zapisów regulaminu nadzoru wewnętrznego, zgodnie z którym wszystkie operacje monitorowane przez obszar nadzoru wewnętrznego są analizowane pod kątem zaistnienia ewentualnych zdarzeń korupcyjnych.

W 2022 roku przeanalizowano wszystkie zaplanowane na dany rok operacje. W wyniku przeprowadzonego przeglądu nie zidentyfikowano przypadków korupcji.

Na podstawie analizy środowiska wewnętrznego (procesy, regulacje, zdarzenia) oraz zewnętrznego zdefiniowano następujące ryzyka:

  • nieznajomość lub nieprzestrzeganie przez pracowników regulacji w celu dokonania nadużycia, w szczególności polityki antykorupcyjnej i dokumentów powiązanych,
  • konflikt interesów,
  • niewystarczająca znajomość regulacji zapobiegających nadużyciom przez pracowników,
  • niewłaściwa reakcja na podejrzenie o nadużycie, lub na stwierdzone przypadki nadużyć ze strony pracowników lub pracodawcy,
  • nadmierna lub nieadekwatna liczba uprawnień, przekraczanie przez pracowników zakresu uprawnień wynikających z udzielonego pełnomocnictwa,
  • posługiwanie się fałszywym pełnomocnictwem oraz innymi dokumentami identyfikacyjnymi,
  • niesprecyzowany zakres odpowiedzialności pracowników za realizację powierzonych zadań,
  • nepotyzm i kumoterstwo,
  • brak interwencji w przypadku zaistnienia podejrzenia lub zaistnienia korupcji ze strony bezpośredniego przełożonego lub osoby posiadającej taką wiedzę,
  • pominięcie fragmentu procesu lub części zadania z nadzoru w newralgicznych obszarach działalności biznesowej jak: komunikacja, zakupy, handel hurtowy, sprzedaż detaliczna, administracja, relacje inwestorskie, fuzje i przejęcia.

Szkolenia z regulacji antykorupcyjnych

Świadomość pracowników w zakresie korupcji, jako złożonego zjawiska w kontekście realizowanych przez nich zadań, jak i posiadanych kompetencji jest stale podnoszona. Odbywa się to głównie poprzez szkolenia zarówno ogólne, jak i dedykowane dla określonych grup stanowiskowych, kompetencji czy zakresu uprawnień.

Szkolenia upowszechniają etyczne wzorce postępowania i dają jasny przekaz o braku społecznej akceptacji dla nadużyć w środowisku Grupy Kapitałowej PGE. Szkolenia z regulacji antykorupcyjnych Grupy PGE, tak jak szkolenia z zagadnień Kodeksu etyki Grupy Kapitałowej PGE, są obowiązkowe i cyklicznie powtarzane dla wszystkich osób w spółkach, w których wdrożony jest system zarządzania zgodnością – Compliance.

Szkolenia dla wszystkich nowych osób w spółkach odbywają się w ciągu 3 miesięcy od podjęcia pracy lub współpracy ze spółką z Grupy PGE. Szczegółowo omawiane są na nim zasady dotyczące przeciwdziałania korupcji, standardy określanie przez Giełdę Papierów Wartościowych, rodzaje korupcji, definicje, regulacje antykorupcyjne w Grupie Kapitałowej PGE.

Ważność tego szkolenia, tak jak w przypadku szkolenia z Kodeksu etyki, trwa 3 lata. Po tym okresie jest ono powtarzane jako szkolenie przypominające. Po pierwszym szkoleniu uczestnicy składają oświadczenia potwierdzające zapoznanie się z przekazanymi treściami oraz zobowiązanie do ich przestrzegania.

Dodatkowo, w zależności od potrzeb wiedza na temat przeciwdziałania korupcji może być uzupełniania w ramach dedykowanych, pogłębionych szkoleń antykorupcyjnych, uwzględniających specyfikę danego obszaru oraz konkretne stanowiska.

Szkolenia takie kierowane mogą być w szczególności do osób z kadry zarządzającej, kierowniczej i innych osób pracujących w obszarach szczególnie zagrożonych korupcją.

W roku 2022 spółki Grupy Kapitałowej PGE kontynuowały realizację regularnych, obowiązkowych szkoleń antykorupcyjnych, obejmujących pracowników i inne osoby działające w imieniu i na rzecz spółek Grupy Kapitałowej PGE, na podstawie innej niż umowy o pracę.

Uwzględniając obszary szczególnie narażone na ryzyko korupcji, odbyły się także dedykowane szkolenia dodatkowe, w zakresie profilaktyki antykorupcyjnej. Podejście takie będzie kontynuowane w jeszcze szerszym zakresie w roku 2023.

Szkolenia uzupełniane były dodatkowo działaniami komunikacyjnymi, związanymi w szczególności z przypominaniem pracownikom zasad dotyczących wymiany upominków biznesowych, odpowiednich relacji z partnerami biznesowymi czy też Międzynarodowego Dnia Przeciwdziałania Korupcji.

W ramach działań doskonalących system przeciwdziałania korupcji w 2022 roku dokonano nowelizacji regulacji wewnętrznej, dotyczącej ewidencjonowania upominków biznesowych, uspójniając proces w ten sposób, aby był łatwiejszy do zrozumienia i, tym samym, łatwiejszy do przestrzegania.

W zakresie działań dotyczących unikania konfliktu interesów, objęte procesem obowiązującym w spółkach Grupy Kapitałowej PGE zostały osoby realizujące staże i praktyki studenckie. Komórki właściwe ds. Compliance udzielają na bieżąco wsparcia i rekomendacji, w przypadku ewentualnych pytań czy wątpliwości dotyczących upominków biznesowych czy konfliktu interesów.

Doskonalenie procesu unikania konfliktu interesów

  • 2-15

Istotnym czynnikiem podnoszącym ryzyko wystąpienia zjawisk niepożądanych jest konflikt interesów. Regulacje wewnętrzne spółki określają czym on jest i kto może mieć tego typu konflikt. Dodatkowo każdy pracownik potwierdza znajomość zasad, składając oświadczenie o braku konfliktu i o zobowiązaniu do złożenia informacji, gdyby taki konflikt zaistniał w czasie realizacji zadań służbowych.

Przeciwdziałanie konfliktowi interesów służy zapewnieniu podejmowania decyzji w spółkach Grupy PGE w oparciu o kryteria merytoryczne, w sposób transparentny oraz w zgodzie z najlepiej pojętym interesem PGE. Zasada unikania konfliktu interesów wdrożona jest kompleksowo w spółkach Grupy. Obejmuje swoim zasięgiem pracowników i inne osoby, które działają w imieniu i na rzecz spółek Grupy Kapitałowej PGE na innej podstawie niż umowa o pracę aż do poziomu najwyższej kadry zarządzającej. Pracownicy składają oświadczenia o braku konfliktu interesów niezwłocznie po rozpoczęciu pracy w PGE.

Wobec innych osób stosowana jest odpowiednio dedykowana część oświadczenia lub, zamiennie, stosowane są odpowiednie postanowienia umowne, włączane do wzorców np. umów zlecenia czy o dzieło.

Wszyscy sygnatariusze, podpisujący właściwe dla nich oświadczenia, zobowiązują się jednocześnie do niepodejmowania działań prowadzących do konfliktu interesów, jak również do pisemnego poinformowania przełożonego oraz komórki Compliance o ewentualnych wątpliwościach w tym zakresie lub o zaistnieniu takiej sytuacji. Potwierdzają oni także przyjęcie pouczenia co do odpowiedzialności, jaka wiąże się z ewentualnym niedopełnieniem obowiązków wynikających z oświadczenia.

Zapytania dotyczące konfliktu interesów, w tym na przykład wątpliwości co do jego występowania, ewidencjonowane są przez obszar Compliance w celu zapewnienia transparentności analiz, rekomendacji oraz monitorowania podjętych ostatecznie działań w poszczególnych zgłoszonych przypadkach.

W przypadku umów dotyczących usług, jakie PGE SA oceniła jako najbardziej narażone na ryzyko wystąpienia konfliktu interesów, stosowane są dodatkowe, dedykowane klauzule umowne.

Realizacja programu Compliance w roku 2022

  • wdrożenie zaktualizowanych regulacji wewnętrznych w zakresie organizacji obszaru Compliance ze szczególnym uwzględnieniem zasad współpracy z instytucjami finansowymi i spółkami projektowymi;
  • zaktualizowanie regulacji dot. przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu w celu dostosowania jej zapisów do aktualnego stanu prawnego oraz treści komunikatów Generalnego Inspektora Informacji Finansowej, w tym zapewnienie przez nadzór właścicielski i spółki dokonania analizy przedmiotu prowadzonej działalności gospodarczej w odniesieniu do zakresu definicji instytucji obowiązanych wskazanych w art. 2 ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, kiedy w spółce zapadają decyzje o zmianie lub rozszerzeniu prowadzonej działalności gospodarczej w celu uniknięcia ryzyka podjęcia działalności objętej rygorami AML/CFT bez spełnienia wymogów ustawowych oraz uruchomienie cyklu szkoleń w tym zakresie;
  • wdrożenie procedury dotyczącej zarzadzania prawami własności intelektualnej w obszarze rozwoju i innowacji;
  • ujednolicenie kanałów przekazywania informacji o zmianach w prawie;
  • wdrożenie bieżącego monitorowania realizacji rekomendacji wynikających z monitoringów Compliance oraz postępowań wyjaśniających;
  • uruchomienie oceny efektywności obszaru compliance.

98% z powyższych zadań z Programu Compliance GK PGE zostało zrealizowanych, w tym 7% zadań zostało zrealizowane w inny sposób.

PGE S.A. na rok 2022 w Programie Compliance miała zaplanowane 53 zadania, do których w ciągu roku dodano 5 zadań. Ogółem wykonano 93% z zaplanowanych zadań. Z 17 zadań głównych – 11 z następujących zagadnień zostało zrealizowanych w 100%:

  • realizacja procesu Zarządzania Zgodnością;
  • organizacja i zasoby systemu zarządzania zgodnością;
  • komunikacja w zakresie etyki;
  • postępowania wyjaśniające;
  • monitoring compliance;
  • monitorowanie zgodności z prawem i regulacjami (standardami), dobrymi praktykami;
  • przeciwdziałanie korupcji, w tym konfliktowi interesów;
  • ochrona danych osobowych;
  • działania własne spółki wynikające z Oceny zgodności;
  • działania własne spółki wynikające z identyfikacji ryzyk;
  • działania własne.
  • przeprowadzenie przeglądu regulacji wewnętrznych pod kątem identyfikacji mechanizmów kontrolnych w zakresie przeciwdziałania zdefiniowanym nadużyciom w PGE S.A. i rekomendacji wprowadzenia zmian w celu ograniczenia ryzyka nadużyć;
  • zapewnienie ewidencjonowania danych o podwykonawcach w ramach postępowań zakupowych/realizacji inwestycji w spółce;
  • budowa mechanizmu służącego weryfikacji partnerów biznesowych przed nawiązaniem relacji biznesowej i w przypadku, gdy ich współpraca z PGE S.A. ma charakter długotrwały;
  • opracowania kompleksowych rozwiązań dotyczących ochrony własności intelektualnej w GK PGE.

Wyniki wyszukiwania