Współpraca z kontrahentami

Kodeks Postępowania dla Partnerów Biznesowych spółek Grupy Kapitałowej PGEokreśla oczekiwania wobec partnerów biznesowych w zakresie poszanowania praw człowieka, warunków pracy, ochrony środowiska oraz uczciwości w prowadzonej działalności biznesowej, w tym w szczególności w zakresie przeciwdziałania korupcji i innym nadużyciom, zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, zgodności z przepisami podatkowymi.

W Kodeksie przywołane są wymogi powszechnie obowiązującego prawa w szczególności przepisów dotyczących przeciwdziałania korupcji, praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, praw pracowniczych, zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, prawa ochrony konkurencji oraz ochrony środowiska.

Dodatkowo uwzględnione zostały wymogi wynikające z wytycznych „Standardów rekomendowanych dla systemu zarządzania zgodnością w zakresie przeciwdziałania korupcji oraz ochrony sygnalistów w spółkach notowanych na rynkach organizowanych przez Giełdę Papierów Wartościowych w Warszawie” oraz wewnętrzne zasady obowiązujące w Grupie Kapitałowej PGE, między innymi w zakresie polityki upominkowej oraz możliwości zgłaszania ewentualnych naruszeń.

Kodeks Postępowania dla Partnerów Biznesowych Spółek Grupy Kapitałowej PGE został przyjęty na poziomie najwyższej kadry zarządzającej uchwałami zarządów poszczególnych spółek Grupy.

Zasady Kodeksu stanowią podstawę codziennej współpracy z partnerami biznesowymi Grupy PGE. W trosce o spełnianie oraz promowanie najwyższych standardów etycznych prowadzenia działalności gospodarczej, spółki Grupy Kapitałowej PGE współpracują z partnerami biznesowymi, którzy przestrzegają prawa oraz prowadzą działalność biznesową w sposób uczciwy.

Spółki oczekują, że ich partnerzy biznesowi przestrzegają standardów etycznych co najmniej w zakresie określonym w KPPB oraz, że posiadają odpowiedni system monitorowania ich przestrzegania i rozwiązywania sytuacji ewentualnego nieprzestrzegania tych standardów. Spółki Grupy PGE oczekują także, że ich partnerzy biznesowi dołożą należytej staranności, aby takie standardy przestrzegane były przez ich wykonawców, podwykonawców i dostawców, przy pomocy których realizowane będą umowy świadczone na rzecz spółek Grupy Kapitałowej PGE.

W razie wątpliwości odnośnie do przestrzegania tych zasad, klauzule umowne przewidują, że partner biznesowy podejmie działania naprawcze mające na celu ich dochowanie. W przypadku istotnych naruszeń KPPB, adekwatnie do rodzaju i poziomu naruszenia oraz wynikających z tego ryzyk, spółki Grupy Kapitałowej PGE zastrzegają sobie prawo podjęcia stosownych działań wobec partnera biznesowego, przy czym możliwe jest także zakończenie współpracy z partnerem biznesowym.

Partnerzy Biznesowi zobowiązani są także postanowieniami Kodeksu, aby nie tolerować jakiejkolwiek formy wykonywania pracy na ich rzecz lub ich podwykonawców, jeśli w pracy tej wykorzystywano by trudną sytuację ekonomiczną lub polityczną, zmuszając ludzi do pracy w warunkach narażających ich zdrowie lub naruszających godność. Grupa PGE oczekuje również od partnerów biznesowych, aby nie stosowali i nie tolerowali żadnych form mobbingu ani dyskryminacji.  

Komunikowanie partnerom biznesowym spółek Grupy Kapitałowej PGE wymagań zawartych w KPPB odbywa się poprzez strony internetowe, dokumentację zakupową, stosowane klauzule umowne, dedykowane panele tematyczne odbywające się w trakcie konferencji kierowanych do aktualnych/potencjalnych partnerów biznesowych spółek Grupy PGE. W roku 2022 odbyły się trzy tego typu warsztaty dedykowane przyszłym i aktualnym partnerom biznesowym spółek Grupy Kapitałowej PGE, na których przedstawiono informacje dotyczące Kodeksu Postępowania dla Partnerów Biznesowych Spółek Grupy Kapitałowej PGE .

W ten sposób Grupa Kapitałowa PGE promuje standard przestrzegania przepisów prawa i norm etycznych w ramach szeroko rozumianego prowadzenia działalności biznesowej, zwiększając tym samym komfort życia społecznego. We współpracy z partnerami biznesowymi Grupa PGE szuka wspólnego mianownika – podobnych wartości i praktyk działania zgodnego z prawem.

Dba o uczciwość i transparentność tych relacji oraz zachowanie ich formalnego charakteru. Grupie PGE zależy, aby przyczyniać się do rozwoju polskiego społeczeństwa oraz biznesu. PGE dba o rozwój własny, ale i o rozwój firm, które są jej partnerami biznesowymi.

Każdy potencjalny wykonawca spółek Grupy PGE, korzystających z dedykowanego narzędzia zakupowego, dokonując rejestracji, poświadcza zapoznanie się oraz przyjmuje do wiadomości, że zawarta ewentualnie ze spółką Grupy Kapitałowej PGE umowa zawierać będzie zobowiązanie do przestrzegania zapisów Kodeksu.

Klauzule umowne, odwołujące się do Kodeksu (tzw. „klauzule Compliance”) stosowane są, co do zasady, we wszystkich umowach spółek Grupy Kapitałowej PGE z partnerami biznesowymi. Obowiązek ten nie dotyczy umów typu NDA (umów o zachowaniu poufności) oraz umów pomiędzy spółkami Grupy Kapitałowej PGE.

Poza tymi wyjątkami, ewentualne modyfikacje w całości i/lub części klauzul umownych, podlegają konsultacji z komórką właściwą ds. Compliance w poszczególnych spółkach Grupy Kapitałowej PGE.

Dzięki ciągłemu wspieraniu i edukowaniu pracowników Grupy PGE oraz doskonaleniu procesu zakupowego, PGE rozwija swój łańcuch wartości w sposób zrównoważony.

Warunkiem rozpoczęcia współpracy partnera z Grupą PGE jest jego weryfikacja, w ramach której uwzględniane są aspekty niezalegania wykonawcy z opłatami wynikającymi z prawa (ZUS, podatki), posiadanie odpowiedniego ubezpieczenia, pozwolenia, certyfikatów, a także m.in. identyfikacja beneficjanta rzeczywistego czy weryfikacja kontrahenta na krajowych oraz europejskich listach osób i podmiotów objętych sankcjami, wobec których stosowane są środki, o których mowa w ustawie o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.

Stworzone w tym celu wytyczne obejmują procesy zakupowe oraz procesy tworzenia relacji biznesowych, w tym zawierania umów. Obowiązują one we wszystkich spółkach Grupy Kapitałowej PGE. Stanowią one podstawę do uczciwego, rzetelnego i bezpiecznego nawiązywania współpracy z kontrahentami. Cykliczne działania, w postaci szkoleń pracowniczych, monitorowania uwarunkowań prawnych, wprowadzania jednolitych standardów i schematów postępowań w Grupie PGE stanowią podstawę dochowania należytej staranności.  

W PGE SA przeprowadzono w 2022 roku szkolenia dla wybranych grup pracowników odnośnie weryfikacji kontrahentów na listach sankcyjnych. Szkolenia odbywały się w formie on-line.

Standardy w procesie planowania i dokonywania zakupów oraz wybór kontrahentów określa Procedura Ogólna Zakupów Grupy Kapitałowej PGE. Dzięki niej proces zakupowy w Grupie PGE jest ujednolicony. Niektóre spółki zobowiązane są ponadto do stosowania przepisów o zamówieniach publicznych.

Zestaw rekomendowanych postaw i zasad, jakimi powinni kierować się pracownicy oraz potencjalni partnerzy biznesowi podczas przetargów określają Dobre Praktyki Zakupowe, opracowane w dwóch wersjach językowych (polskiej i angielskiej), przywołujące m.in. obowiązujące w Grupie Kapitałowej PGE zasady antykorupcyjne. Jedną z zasad jest zasada: „zero upominków”, którą objęci są pracownicy inicjujący proces zakupowy (składający wniosek zakupowy), członkowie komisji i wszystkie osoby biorące udział w procesie oraz osoby realizujące umowy, zawarte w wyniku procesu zakupowego.

Przed ostateczną decyzją wyboru kontrahenta, dokonywana jest odpowiednia analiza i ocena dokumentów, czy dostawca spełnia wymagania określone w danym postępowaniu.

System Zakupowy Grupy Kapitałowej PGE (SWPP) jest drugim co do wielkości systemem informatycznym Grupy PGE (po SAP) i obecnie używa go ponad 8 tyś. pracowników Grupy PGE. W 2022 roku do grona użytkowników systemu zakupowego dołączyli pracownicy PGE Ekoserwis sp. z o.o.

Dzięki temu, kolejna spółka z Grupy PGE prowadzi postepowania zakupowe, korzystając z nowoczesnych narzędzi informatycznych.

W 2022 roku w ramach Systemu Zakupowego Grupy Kapitałowej PGE uruchomiony został Help Desk dla partnerów biznesowych. Konsultanci Help Desk świadczą wsparcie w zakresie technicznym m.in.: podczas rejestracji i logowania do systemu zakupowego, nawigacji po nim, jak i po Platformie OnePlace, na której rejestrują się potencjalni wykonawcy, którzy chcą brać udział w postępowaniach.

Konsultanci zapewniają też pomoc techniczną przy uczestnictwie w aukcjach elektronicznych.

Wdrożenie systemu zakupowego wpłynęło na optymalizację kosztów, a także na wzrost automatyzacji procesów zakupowych.

W postępowaniach zakupowych prowadzonych w 2022 roku przez Grupę PGE, oferty w Systemie Zakupowym Grupy Kapitałowej PGE złożyło 6 676 wykonawców.